OPLEIDINGEN

Wij hechten aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze docenten, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten goed in een gesprek worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u altijd contact opnemen met Maryvonne Verkerke.

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. U kunt uw schriftelijke klacht verzenden per post of per e-mail info@gentleminds.nl ter attentie van Maryvonne Verkerke aan Gentleminds, Instituut voor Compassie.

Verloop procedure

De gang van zaken is daarna als volgt: het Instituut voor Mindfulness zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en met u en eventuele andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal het Instituut in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal het Instituut ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen vier weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Het Instituut gaat zorgvuldig en vertrouwelijk, en in overeenstemming met de privacywetgeving (AVG) om met uw persoonsgegevens en informatie die in het kader van de klachtafhandeling wordt ontvangen. Mocht een klacht niet in der minne kunnen worden afgehandeld dan kan in overleg worden besloten om een bindend advies te vragen van een onafhankelijke en onpartijdige jurist. Ook behoort mediation tot de mogelijkheden als buitengerechtelijke klachtafhandeling.een bindend advies aan partijen geven.

Bewaartermijn

De bewaartermijn met betrekking tot documentatie over ingediende klachten bedraagt 1 jaar.

Tot slot

Indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.

TRAININGEN

Aanmelding
Je kunt je via het contactformulier of per e-mail inschrijven of aanmelden voor een mindfulnesstraining of andere activiteit. Inschrijvingen worden behandeld in volgorde van binnenkomst. Bij onvoldoende aanmeldingen gaat de training niet door.
Na de inschrijving ontvang je een e-mail met een bevestiging van de inschrijving en de nodige extra informatie. Daarnaast word je uitgenodigd voor verkennend en informatief telefonisch contact of direct voor een intakegesprek, waarna de aanmelding meestal definitief is. Je inschrijving is de bevestiging dat je akkoord gaat met deze voorwaarden.

Annulering

• Tot 24 uur van tevoren is het mogelijk om een afspraak kosteloos te annuleren. Hierna vervalt een sessie of worden eventuele extra kosten in rekening gebracht. Onder uitdrukkelijke omstandigheden geld een coulance regeling.
• Tot 21 dagen voor aanvang van de training is het mogelijk om je schriftelijk of per e-mail af te melden zonder dat hier kosten aan verbonden zijn. Als al een intakegesprek heeft plaatsgevonden, wordt hiervoor € 35,00 in rekening gebracht. In verband met planning en voorbereiding worden na deze termijn 80% van de kosten in rekening gebracht. Bij absentie zonder bericht wordt 100% in rekening gebracht. Na aanvang van een activiteit of training is geen restitutie van betaling meer mogelijk en wordt het volledige tarief betaald.

Garantie
Garantie van deelname aan of afname van een training, individueel traject of workshop kan pas gegeven worden na ontvangst van de betaling. Deze betaling gebeurt voorafgaand aan de activiteit of workshop en binnen de termijn als aangegeven op de factuur. Als dit voor de deelnemer of afnemer niet mogelijk is, dan worden hier bij het intakegesprek of mailwisseling aanvullende afspraken over gemaakt. De factuur wordt verzonden na bevestiging van deelname van de cliënt of afnemer. Aanmeldingen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.

Locatie
Door omstandigheden komt het sporadisch voor dat er na de start van een activiteit uitgeweken moet worden naar een andere trainingslocatie. Restitutie of annulering van deelname is in dit geval niet mogelijk. Samen wordt gezocht naar een oplossing.

Groep
Een trainingsgroep bestaat uit minimaal drie deelnemers. Het aantal deelnemers wat hieronder zit valt wat tarief betreft in de categorie individuele begeleiding.

Overmacht
Het kan voorkomen dat trainingen, workshops of andere activiteiten niet door kunnen gaan. Wanneer het niet doorgaat vanwege onvoorziene of uitzonderlijke omstandigheden, overmacht, privé omstandigheden of op grond van onvoldoende inschrijvingen, dan behoud ik mij het recht om de training, workshop of overige activiteit te annuleren of naar een later geplande datum te verschuiven. Eventueel hieruit voortvloeiende schade kan hiermee niet op mij worden verhaald.

Factuur
De factuur dient te worden voldaan vóór aanvang van de training of activiteit en op het IBAN nummer wat op de factuur staat, tenzij er schriftelijk vooraf andere afspraken zijn gemaakt. In enkele gevallen is het mogelijk om de factuur gespreid te betalen, waarmee het totaalbedrag voor afronding van de laatste sessie is voldaan.
Voor de verzonden factuur geldt een betalingstermijn van maximaal 14 dagen. Indien je niet of niet volledig gebruik maakt van het recht tot bijwoning van de sessies die deel uitmaken van de training waarvoor je staat ingeschreven, ongeacht door welke oorzaak, dan is er geen recht tot restitutie van een deel of geheel van het cursusgeld. Indien de werkgever of zorgverzekeraar vergoed, dan dient deelnemer zelf de factuur te betalen en de vergoeding te verhalen bij zorgverzekeraar of werkgever. Gebruikelijk is tenminste een aanbetaling van 1/4 van het totale trainingstarief inclusief BTW te voldoen voor aanvang van de training of activiteit.

Onenigheid
In geval van conflict of onenigheid ben ik altijd bereid tot overleg. Bij voorkeur voorafgaand aan het inschakelen van een advocaat of ander tussenpersoon.

Klachten
Klachtenregeling van de Vereniging Mindfulness Based Trainers (VMBN), betreffende het zorgaanbod MBSR/MBCT t.b.v. cliënten.